Le problème
La même tâche, recommencée à zéro chaque semaine
Certaines tâches ne changent presque jamais dans leur structure : le mail de relance à une entreprise, le compte rendu d'un atelier collectif, la réponse type à une question fréquente. Et pourtant, chaque semaine, on repart d'une page blanche — on retape, on réexplique, on refait le même travail de mise en forme.
Ce n'est pas un problème d'IA. C'est un problème de répétition non repérée : tant que personne n'a isolé ce qui change de ce qui reste fixe, chaque occurrence coûte le même temps que la première.
En Mission Locale, ça donne ce genre de scène : un conseiller relance chaque semaine trois ou quatre entreprises après un stage, et rédige à chaque fois un mail depuis zéro — alors que 90 % du texte est identique d'une fois sur l'autre.
Tu n'as pas besoin d'un agent. Tu as besoin d'un gabarit.
La méthode
Un mini-système, pas une usine à gaz
Trois gestes simples, dans cet ordre :
Isoler
Repérer, dans une tâche qui revient, ce qui ne change jamais (la structure, le ton, les formules de politesse) et ce qui change à chaque fois (le nom, la date, un détail précis).
Gabarit à trous
Transformer la partie fixe en modèle réutilisable, avec des trous clairement marqués à remplir à chaque occurrence — rangé dans un espace persistant, pas recollé à chaque fois.
Automatiser une tâche répétitive, ce n'est pas construire un système complexe : c'est repérer ce qui se répète, et arrêter de le refaire à la main à chaque fois. Un gabarit à trous, posé une bonne fois dans un espace de contexte durable (voir Contextualiser), suffit pour la grande majorité des tâches récurrentes d'un métier d'accompagnement.
L'atelier
Du mail de relance au système réutilisable
Situation : tu envoies régulièrement des mails de relance à des entreprises après le stage ou l'entretien d'un jeune. Transformons ce mail en un vrai système, en trois maillons.
Isoler ce qui change / ce qui reste fixeLivrable : un mail annoté, fixe vs variable
Voici trois mails de relance entreprise que j'ai déjà envoyés : [coller 2 ou 3 exemples réels]
Compare-les et identifie ce qui reste identique d'un mail à l'autre (structure, formules, ton) et ce qui change à chaque fois (noms, dates, détails du stage). Présente le résultat en deux colonnes : « fixe » et « variable ».
Point de contrôle : la colonne « variable » ne contient-elle vraiment que ce qui change ? Si une phrase entière varie sans raison claire, c'est peut-être un signe qu'il n'y a pas encore de vrai modèle derrière — retravaille avant de continuer.
Construire le gabarit dans un espace persistantLivrable : un modèle à trous, rangé pour être réutilisé
À partir de la partie « fixe » ci-dessus, rédige un gabarit de mail de relance entreprise, avec des trous clairement marqués entre crochets pour chaque élément variable (nom, date, poste, détail du stage). Le gabarit doit rester correct même si je ne remplis qu'une partie des trous.
Point de contrôle : range ce gabarit dans un espace persistant (Projet, instructions personnalisées, fichier de référence — voir Contextualiser), pas dans une conversation qui va disparaître.
Écrire la check-list de contrôleLivrable : une check-list courte à relire avant chaque envoi
Écris-moi une check-list de 4 à 5 points à vérifier avant d'envoyer un mail rédigé à partir de ce gabarit : des points qui évitent l'erreur bête (mauvais destinataire, trou oublié, date fausse, nom mal orthographié).
Point de contrôle final : le gabarit fait gagner du temps sur la forme — la check-list garantit que tu relis quand même le fond avant d'envoyer. Un système qui dispense de vérifier n'est pas un bon système.
Le revers
Automatiser ce qu'on ne maîtrise pas encore
Le risque inverse : construire un système pour une tâche qu'on n'a pas encore faite plusieurs fois à la main, ou pour une tâche trop rare pour le justifier. Un gabarit mal réglé pour une tâche qu'on ne maîtrise pas encore reproduit les mêmes erreurs, en plus vite.
Une règle simple : moins d'une fois par semaine, on n'automatise pas. En dessous de ce seuil, le temps passé à construire le gabarit dépasse souvent le temps qu'il fera économiser. Et automatiser ne dispense jamais du jugement — c'est le même risque que celui décrit dans Garder son cerveau : un gabarit qui tourne tout seul, sans relecture, finit par déléguer une décision qu'on n'a pas vraiment prise.
À retenir
Automatiser un peu, c'est isoler ce qui revient d'une tâche, en faire un gabarit à trous rangé dans un espace persistant, et garder une check-list de contrôle avant chaque envoi. Pas d'agent, pas de système complexe : un mail type suffit, tant qu'on ne l'automatise pas avant de le maîtriser à la main.
« Tu n'as pas besoin d'un agent. Tu as besoin d'un gabarit. »
Repères
Lexique
- Gabarit à trous
- Un modèle réutilisable où seules les parties variables changent à chaque usage — le reste de la structure reste identique.
- Espace persistant
- Un lieu de contexte durable (Projet, instructions personnalisées, fichier de référence) où un gabarit reste disponible d'une conversation à l'autre, au lieu d'être recollé à chaque fois.
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24 questions sur cet épisode, réparties en 3 niveaux de 8. QCM et Vrai/Faux mélangés — choisis ton niveau.
Pour aller plus loin
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Sur ce site
Penser avec l'IA — la sérieLe hub de la trilogie, avec les trois cycles.- DécouperÉpisode 01 du Cycle 2 : décomposer un projet en étapes, la base de tout gabarit.
- ContextualiserÉpisode 02 du Cycle 2 : l'espace persistant où ranger le gabarit une fois construit.
- Garder son cerveauCycle 1 : ne pas laisser un système tourner sans relecture, même bien réglé.
